Antes, empezar la universidad no comenzaba con un clic, sino con una carpeta. Una de anillas, bien gorda, repleta de fotocopias, formularios impresos, fotos tamaño carnet y post-its de “dejar en secretaria”.

Las colas y la carpeta eran parte del ritual: primero para entregar papeles, luego para sellarlos y si te faltaba una firma, una tasa que pagar o el DNI, tocaba volver mañana.

Era la época del boli BIC azul, del sello húmedo, del fax que “a veces no entra” y del “espere ahí un momento” que podía durar media hora. Una burocracia con cierto encanto, como casi todo lo que recordamos con algo de polvo encima, pero que no era precisamente eficaz.

Hoy, esa realidad puede ser otra. La carpeta puede transformarse en una app o pasarela web; las colas, en formularios digitales, y el sello, en un simple proceso de matching biométrico. Con un sistema rápido y bien diseñado, la verificación de identidad en universidades deja de ser un obstáculo y se convierte en el primer paso de una experiencia universitaria más agradable. 

¿Por qué sigue siendo tan engorroso el proceso de matrícula?

A estas alturas, cuando casi todo se puede hacer desde un dispositivo móvil, que la matrícula universitaria siga siendo un laberinto de trámites resulta desconcertante. Para muchos estudiantes, es una de las experiencias más estresantes del inicio del curso, y no por falta de ganas, sino por cómo está planteado el proceso.

Aunque muchas universidades han digitalizado ciertos procesos académicos, la matrícula sigue atada a prácticas presenciales, repetitivas y poco eficientes: hay que presentarse con papeles físicos, hacer colas, repetir información que ya se entregó y pasar por un proceso de verificación de identidad presencial que consiste en mirar a los ojos a un funcionario.

Para el alumnado, esto no solo es lento, es frustrante, costoso y en muchos casos excluyente. Y para el personal administrativo, supone revisar manualmente montones de datos, gestionar errores evitables y asumir una carga de trabajo innecesaria.

Desde el punto de vista del estudiante, las dificultades se agravan especialmente cuando:

• Vive lejos del campus y tiene que desplazarse para entregar un papel. Esto puede implicar horas de viaje, costes extra y un gasto de energía que podría dedicar a cualquier otra cosa.

• Tiene que compaginar estudios con trabajo y los horarios de atención son tan rígidos que cuadrar una cita es casi imposible.

• La información no es clara. A veces la información fehaciente llega en ventanilla y volver otro día no siempre es una opción.

• El personal le echa para atrás un trámite por un detalle mínimo.

En este contexto, obligar a la presencialidad como única vía para llevar a cabo la verificación de identidad en universidades o para formalizar el alta no es una garantía extra de seguridad sino una barrera. Y lo peor es que afecta más a quienes tienen menos margen, entre ellos, a los que vienen de lejos, quienes trabajan, quienes tienen menos recursos o menos experiencia en este tipo de gestiones.

Verificación de identidad digital: el nuevo estándar universitario

En un ecosistema educativo cada vez más híbrido, donde conviven presencialidad, docencia online y programas internacionales, la verificación de identidad digital se ha convertido en una pieza clave.

Su función es simple: garantizar que quien accede a un sistema o solicita un servicio es realmente quien dice ser. Pero su impacto es profundo, ya que permite que ese acceso sea inmediato, seguro y sin desplazamiento.

Este tipo de tecnologías, cuando se aplican con sentido común, permiten verificar identidades con el mismo nivel de garantía e incluso más que de forma presencial. No se trata de sustituir personas por máquinas, sino de facilitar procesos, de ahorrar tiempo y esfuerzos.

Además, la verificación digital reduce errores administrativos y ofrece métricas que ayudan a optimizar los servicios de registro.

Lo más importante radica en crear una experiencia más fluida para el estudiante. Un proceso de alta sencillo, desde cualquier lugar y dispositivo que marque la diferencia entre sentirse bienvenido o frustrado antes de empezar el curso.

Para las universidades también supone una oportunidad estratégica. Automatizar el proceso de verificación de identidad no solo aligera la carga de trabajo interno, sino que permite escalar servicios sin perder control ni seguridad.

Frente a modelos presenciales que excluyen o ralentizan, la verificación digital se convierte en una puerta de entrada inclusiva, segura y respetuosa con los derechos del usuario. Un paso adelante hacia una universidad más abierta, moderna y centrada en las personas.

La experiencia de la Universidad de Murcia (UMU)

La Universidad de Murcia ha sido pionera en España al incorporar un sistema de onboarding digital o verificación de identidad en universidades sin dejar de lado la normativa, la seguridad y la experiencia del usuario.

Este cambio no fue casual. Surgió como respuesta a dos retos muy concretos:

1. La necesidad de garantizar el acceso a estudiantes durante la pandemia, cuando la presencialidad era inviable.
2. El crecimiento de modalidades de estudio no presenciales y colectivos que interactúan con la universidad de forma puntual (estudiantes internacionales, cursos de idiomas, etc.).

La universidad optó por integrar una solución completa en su sede electrónica, que incluye:

• Validación de documentos nacionales e internacionales.

• Verificación automática de identidad a través de biometría facial y prueba de vida.

• Revisión manual en caso de incidencias.

• Total cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad (ENS).

Además, lo hizo respaldándose en una actualización normativa interna que reconoce esta forma de identificación como equivalente a la presencial. Si quieres conocer más, puedes consultar nuestro caso de éxito sobre la UMU.

¿Qué tener en cuenta antes de implantar un sistema de verificación de identidad en universidades?

1. Consentimiento y libertad de elección

El uso de la biometría en educación superior debe apoyarse en el consentimiento explícito del usuario. Explicar claramente el proceso, ofrecer una alternativa no bioméetrica razonable (como certificado digital o presencia física) y garantizar que nadie queda excluido.

2. Proporcionalidad y adecuación tecnológica

No todas las herramientas son iguales. Lo importante es que la tecnología elegida sea la más adecuada al objetivo concreto. Si el reto es verificar que el estudiante que se matricula es quien dice ser, una solución de verificación 1:1 mediante matching facial o videoidentificación es más que suficiente y proporcional.

3. Evaluación de impacto como herramienta

El RGPD exige una evaluación de impacto (EIPD) para el tratamiento de datos biométricos. Pero lejos de ser un obstáculo, esta evaluación sirve para demostrar que el sistema es seguro, justificado y bien pensado.

Una EIPD bien elaborada permite:

• Mostrar que la biometría ofrece más seguridad que métodos tradicionales.

• Documentar medidas de mitigación del riesgo (cifrado, supervisión humana, RBR, etc.).

• Anticipar posibles incidentes y tener respuestas claras.

4. Cumplimiento normativo 

• El RGPD exige que el uso de datos biométricos se base en consentimiento explícito o en una norma que lo habilite. En el ámbito universitario, el consentimiento es la vía más viable y efectiva.

• La Ley 6/2020 reconoce la videoidentificación como equivalente a la presencialidad en muchos contextos administrativos, abriendo la puerta a su uso seguro en educación.

• AI Act europeo clasifica los sistemas de verificación biométrica 1:1, voluntarios y puntuales, como de bajo riesgo, siempre que se respeten los derechos del usuario y exista supervisión humana cuando sea necesario.

• Las universidades públicas deben cumplir con el Esquema Nacional de Seguridad (ENS). Si se tratan datos sensibles, la solución debe estar certificada en nivel ALTO, como MobbScan, solución de registro digital de Mobbeel.

5. La experiencia del usuario 

Este tipo de sistemas no pueden centrarse solo en la seguridad. Debe existir un equilibrio entre usabilidad y seguridad. Tiene que funcionar para cualquier persona sin necesidad de instrucciones complejas.

Eso implica un enfoque centrado en la experiencia real del usuario que conste de:

• Procesos intuitivos y guiados paso a paso, sin menús complejos ni tecnicismos excesivos.

• Feedback claro en tiempo real: si algo falla, que el usuario sepa qué hacer y cómo solucionarlo sin frustrarse.

Un buen diseño de experiencia no es algo estético, es lo que determina si un sistema se usa o se abandona.

¿Y la privacidad?

La verificación con biometría puede convivir perfectamente con la privacidad. De hecho, puede reforzarla.

La clave está en tres principios:

• Minimización: solo se recogen los datos imprescindibles.
• Voluntariedad: el usuario debe poder elegir, sin coacciones.
• Transparencia: explicar qué se hace con los datos y cómo se protegen.

Además, existen soluciones que hacen posible una gestión segura y respetuosa de los datos biométricos:

• No es posible reconstruir una cara a partir de los datos recogidos, ya que no se almacenan imágenes, sino patrones matemáticos irreversibles.

• Esos patrones están cifrados y no se comparten con otros sistemas, impidiendo su uso fuera del proceso para el que fueron generados.

Más allá de la matrícula: usos reales para toda la vida universitaria

La implementación de un sistema de verificación de identidad digital en el proceso de matrícula simplifica significativamente la gestión para toda la comunidad universitaria y sienta las bases para su aplicación en otros casos de uso.

A continuación, se presentan algunos ejemplos donde este sistema podría aplicarse:

Para estudiantes

• Inscripción a exámenes (especialmente en modalidades online).

• Entrega telemática de TFG, TFM o tesis doctoral, con verificación de autoría.

• Acceso a bibliotecas digitales, bases de datos académicas y repositorios.

• Procesos de votación electrónica (representación estudiantil, claustros, etc.).

• Solicitud de certificados oficiales sin desplazamiento.

• Recuperación de cuentas y credenciales olvidadas mediante una videoidentificación sencilla.

• Alta en plataformas de prácticas y empleo, donde se exige identidad verificada para firmar convenios con empresas.

• Actualización de documentos de identidad caducados, automatizada mediante OCR.

• Autenticación por voz en call centers universitarios para identificar estudiantes antes de ofrecer o dar información sensible.

Para personal y profesorado

• Acceso biométrico a entornos internos o sistemas sensibles (gestión académica).

• Identificación rápida en reuniones de órganos colegiados o tribunales de evaluación.

• Acceso a plataformas de docencia, investigación o gestión de ayudas con verificación reforzada.

Además, estos usos no son excluyentes ni obligatorios, siempre pueden ofrecerse como opción complementaria a métodos tradicionales, permitiendo a cada persona elegir el sistema que mejor se adapta a sus capacidades o necesidades para la verificación de identidad en universidades.

Ponte en contacto con nosotros si buscas una solución biométrica que convierta la gestión de la identidad universitaria en una experiencia adaptada al mundo digital actual. 

Whitepaper

Identidad digital en la Universidad de Murcia

El inicio de cualquier relación entre una universidad y sus usuarios, ya sean estudiantes, personal o colaboradores, exige una verificación precisa y segura para garantizar la protección de los datos y la integridad de los sistemas.