Identidad digital en la Universidad de Murcia

Origen y situación inicial

La Universidad de Murcia es una institución pública de educación superior con larga trayectoria y una marcada vocación internacional. Sus actividades principales son las propias de cualquier universidad, entre las que destaca investigación, formación, transferencia de conocimiento y divulgación a la sociedad, siempre con el propósito de aplicar procesos de innovación y mejora continua. ​

Como muchas instituciones académicas, contaba con un sistema tradicional de verificación de identidad digital y registro de usuarios basado en claves concertadas y códigos de un solo uso. Este modelo requería que los usuarios fueran físicamente a la universidad para realizar los trámites necesarios para obtener sus credenciales de acceso.

Sin embargo, este procedimiento presencial presentaba importantes inconvenientes, que se vieron acentuados por dos factores clave que evidenciaron la necesidad de una transformación:​

1. La pandemia de la COVID-19, puso en evidencia que la actividad administrativa universitaria no podía depender de la presencialidad y que era necesario contar con procedimientos de registro remoto. ​
2. La creciente internacionalización de la universidad. Cada vez hay más másteres, formaciones online y modelos de enseñanza híbrida que no requieren presencialidad: estudiantes que no viven en España, estudiantes que en un momento dado pueden encontrarse en otra comunidad autónoma, y un peso creciente de los estudiantes Erasmus en el día a día de la internacionalización de la universidad.​
3. ​Colectivos de relación esporádica con la universidad. Estudiantes de cursos de corta duración, de idiomas, o colaboradores externos vinculados a servicios puntuales, que tampoco necesitaban desplazarse a un centro universitario únicamente para obtener sus credenciales.​

Estos retos impulsaron la creación de un nuevo proyecto dentro de la cartera de proyectos TIC de la universidad para 2025, con el objetivo de desarrollar un sistema de onboarding digital que permitiera el registro de usuarios de forma remota, segura y con las mismas garantías que la verificación presencial.

Importancia de la nueva normativa

Uno de los grandes hitos que posibilitó la implantación del proyecto de onboarding digital en la Universidad de Murcia fue la actualización de la normativa interna que regula el sistema de identificación electrónica de la universidad. Hasta entonces, los procesos de identificación se limitaban a métodos presenciales y no contemplaban mecanismos remotos, lo que suponía un obstáculo para avanzar en la digitalización de los servicios universitarios.

Con la publicación de la Resolución SG-30/2024, la universidad incorporó la videoidentificación como un método válido de registro de usuarios. Esta resolución amplió el marco previo, reconociendo como mecanismo de identificación válido el registro remoto mediante videoidentificación.

Además, la normativa reguló aspectos clave para garantizar la seguridad y la gobernanza del proceso, tales como:

• Los niveles de autenticación (bajo y sustancial).
• Los procesos de activación de cuentas, gestión de contraseñas, modificación de datos personales y bajas.
• Los requisitos de acceso y medidas de seguridad y gobernanza multinivel.

Esta actualización normativa fue esencial para legitimar la implantación de la videoidentificación, garantizando que los procedimientos remotos ofrecieran el mismo nivel de fiabilidad y seguridad que los presenciales.

(Índice) 

Solución: Onboarding Digital

Para abordar el reto del registro remoto y probar la identidad digital de los suarios, la Universidad de Murcia llevó a cabo un proceso de selección de proveedor que culminó con la contratación de MobbScan, la solución de onboarding digital desarrollada por Mobbeel. La elección de esta tecnología se debió principalmente a dos criterios decisivos:​

• La seguridad. MobbScan cuenta con la certificación del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) en nivel alto, un requisito al que la universidad, certificada en el ENS desde hace años, da mucha prioridad. Además, el producto está publicado en el catálogo de productos y servicios de seguridad del Centro Criptológico Nacional (CCN), lo cual no era un requisito normativo estricto, pero aportó una garantía adicional muy valorada.​

• La capacidad funcional, la experiencia de usuario y la integración. La universidad necesitaba una herramienta que se incorporase de forma ágil a los procesos de negocio ya implantados en la Cuenta UM, sin quedar como un elemento aislado que exigiera pasos adicionales fuera del flujo, sino completamente integrada en el flujo universitario definido para el alta.

«Necesitábamos algo que pudiese incorporarse de una forma ágil a nuestros procesos de negocio, los que ya teníamos implantados para nuestra Cuenta UM, y que no fuese un elemento aislado. Buscábamos algo que estuviese completamente integrado en un flujo universitario que nosotros hemos definido para dar de alta a los usuarios.»​

— Daniel Sánchez Martínez, Jefe de servicio de la administración digital ​

 Entre las principales características de MobbScan destacan:

• Validación de documentos de identidad nacionales e internacionales (DNI, NIE, pasaporte).
• Biometría facial para garantizar la coincidencia entre el usuario y la imagen del documento.
• Inteligencia artificial para la detección de intentos de fraude o suplantación.
• Portal web que permite la revisión y validación manual de los procesos que así lo requieran.

La integración de MobbScan en la sede electrónica de la Universidad de Murcia supuso un paso esencial para garantizar una experiencia de usuario fluida y accesible. Los usuarios pueden iniciar el proceso de onboarding directamente desde los trámites habilitados, sin necesidad de desplazamientos y con todas las garantías legales y técnicas necesarias.

La elección de MobbScan y su exitosa integración reflejan la apuesta de la universidad por soluciones tecnológicamente avanzadas con los estándares de seguridad más exigentes.

(Índice) 

Explicación del proceso de Onboarding Digital

La tecnología de videoidentificación implantada mediante MobbScan permite a la Universidad de Murcia realizar un registro remoto de usuarios con las máximas garantías de seguridad y fiabilidad. El proceso se integra directamente en la sede electrónica de la universidad y consta de varias fases que garantizan tanto la correcta identificación del usuario como la validez de la información aportada.

El flujo de funcionamiento es el siguiente:

1. Acceso al servicio: El usuario accede al trámite de onboarding digital desde la sede electrónica y acepta las condiciones de uso del servicio.
2. Verificación de datos básicos: El sistema solicita el correo electrónico y el número de teléfono móvil del usuario, que son verificados mediante códigos de confirmación.
3. Selección y captura de documentos: El usuario elige el tipo de documento que va a utilizar (DNI, NIE o pasaporte) y captura las imágenes del mismo, primero la cara frontal y después la trasera.
4. Video-selfie y prueba de vida: El sistema solicita al usuario que realice un pequeño vídeo y un selfie. Con ello, la tecnología de biometría facial comprueba la coincidencia entre la imagen capturada y la fotografía del documento de identidad, garantizando la autenticidad del usuario.
5. Verificación automática: La solución de MobbScan realiza un conjunto de comprobaciones automáticas, como la correspondencia de datos entre el anverso y reverso del documento, la nitidez de las imágenes y la coincidencia biométrica.
6. ​Confirmación por el usuario: Antes de cerrar el proceso, se presenta al usuario una pantalla final con los datos recabados para que los revise y confirme su validez.​
7. Tres posibles resultados:
   • Validación automática exitosa: El proceso se completa y se crean las credenciales de acceso para el usuario.
   • Revisión manual por agente: Si el resultado se encuentra en un rango dudoso, un agente autorizado revisa manualmente las evidencias recogidas.
   • Rechazo automático: Si el sistema determina que no se cumplen los umbrales mínimos de fiabilidad, el proceso es rechazado.
8. Activación de cuenta: En caso de validación exitosa, el usuario recibe en su correo electrónico un enlace para activar su cuenta de acceso a los servicios universitarios.Si el proceso falla, el usuario tiene la oportunidad de reintentarlo. 

(Índice) 

Beneficios

Más allá del beneficio evidente de convertir un trámite presencial en uno remoto, la implantación ha permitido identificar beneficios adicionales: ​

• Reducción de la carga administrativa interna: La presencialidad obligaba a mantener múltiples puntos de atención, comprobar documentación manualmente (con el riesgo de error humano que ello implica) y gestionar sistemas de cita previa. Según la experiencia acumulada, entre un 85% y un 90% de los procesos se culminan de forma completamente automática, sin intervención de ningún funcionario y solo entre un 10% y un 15% requiere revisión manual.​
• Mayor seguridad y minimización de datos: La tecnología reduce los errores humanos propios de la revisión manual de documentos y evita, en muchos casos, tener que solicitar fotocopias de DNI u otra documentación que antes se pedía por defecto, reforzando así el principio de minimización de datos. No se almacena información sensible más tiempo del necesario ni en más plataformas de las necesarias.​​
• Accesibilidad internacional: El mayor problema que tenía la universidad antes de esta solución era precisamente el de los estudiantes internacionales. El onboarding remoto supone un paso decisivo en la estrategia de internacionalización, mejorando su experiencia sin exigirles presencia física en España.​
• Sostenibilidad Al evitar desplazamientos se reducen emisiones y costes para los usuarios. Es un efecto indirecto, pero relevante cuando se escala a los miles de estudiantes que se matriculan cada año en la universidad.​

(Índice) 

Privacidad, protección de datos y buenas prácticas

Desde el inicio del proyecto, la Universidad de Murcia ha puesto un especial énfasis en garantizar la privacidad y la protección de los datos personales de los usuarios implicados en el proceso de onboarding digital. Para ello, la universidad ha trabajado de forma coordinada con la Secretaría General y el delegado de protección de datos, asegurando que cada fase del proyecto cumpliera con los estándares legales y de seguridad más exigentes.

Uno de los principales instrumentos de esta estrategia de protección ha sido la realización de un estudio de impacto de protección de datos (EIPD), que ha permitido:

• Analizar la licitud y proporcionalidad del tratamiento de datos biométricos y personales.
• Confirmar que la utilización de biometría para la verificación remota era la vía que garantizaba la equivalencia con la presencia física, garantizando la legitimidad del tratamiento.
• Verificar que siempre existía una base jurídica adecuada: el consentimiento explícito del usuario o la existencia de métodos alternativos como el uso de certificados electrónicos o la posibilidad de personarse físicamente en la universidad.
• Revisar los niveles de riesgo y las medidas técnicas y organizativas implantadas para mitigar dichos riesgos.

La clave para la defensa legal del proyecto es que la solución propuesta es idónea porque resuelve el problema planteado y es proporcional porque en ningún caso resulta obligatoria para el estudiante o el usuario, que siempre dispone de alternativas: presencia física o uso de otros sistemas de identificación oficiales ya existentes, como el certificado electrónico o Cl@ve.​

La universidad también ha considerado las buenas prácticas recogidas en la normativa y recomendaciones sectoriales, como las del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) o las emitidas por autoridades competentes en materia de identidad digital y protección de datos. Gracias a ello, la solución de onboarding digital se apoya en un proveedor certificado (Mobbeel) que cumple con estándares de seguridad reconocidos, como el nivel alto del ENS.

Además, se han tomado medidas para asegurar la gobernanza multinivel y la transparencia en el tratamiento de datos, garantizando a los usuarios un control efectivo sobre su información y sus derechos.

Esta combinación de medidas jurídicas, organizativas y tecnológicas refuerza la confianza en el sistema de onboarding digital y garantiza que se cumplan los más altos estándares de privacidad y seguridad exigidos para una solución de identificación remota en el ámbito universitario.

(Índice) 

Explicación de en qué servicios se está utilizando, roadmap y futuros usos de identidad digital en la universidad

El proyecto siguió un recorrido de pilotos entre finales de 2024 y durante todo 2025, pilotos realizados siempre en escenarios reales, no simulados, limitando únicamente el volumen o el periodo de prueba. ​

Los casos de uso fueron, entre otros:​

• Matrícula en cursos y exámenes de idiomas, con buenos resultados desde el primer momento.​
• Procesos de traslado de expediente a otras universidades.​
• Inscripción en estudios propios y másteres oficiales, especialmente en programas online con fuerte presencia de estudiantes internacionales.​
• Cursos de doctorado, donde también se probó de forma intensiva la casuística de los estudiantes internacionales.​
• Pruebas de acceso a la universidad (PAU), incluyendo la identificación de colaboradores externos, correctores y personal de apoyo a estudiantes con necesidades especiales, que, perteneciendo a otros organismos, requerían igualmente una identificación con garantías.​

​2026 marca el salto de escala. El objetivo del año es generalizar el proceso digital a la totalidad de los procesos de alta y registro de la universidad. ​

A mediados de julio de 2026 arrancó, con onboarding digital y videoidentificación, la matrícula de grado descrita por Daniel Sánchez Martínez, Jefe de servicio de la administración digital de la Universidad de Murcia como “el proceso más sensible en la universidad”. ​

Durante el resto del año se generalizará también al resto de estudios propios, con el objetivo de terminar 2026 con una implantación completa en todos los procesos que requieran registro de usuarios, manteniendo siempre la doble opción remota o presencial.​

Roadmap​

De cara a los próximos meses, la universidad tiene identificadas nuevas posibilidades de uso de la tecnología más allá del registro inicial:​

• Recuperación de credenciales para usuarios que han perdido sus métodos habituales de acceso (teléfono móvil o certificado electrónico).​
• Actualización de cuentas antiguas que no contaban con información de seguridad completa en su creación inicial.​
• Revalidación puntual de la identidad en situaciones específicas que requieran una garantía adicional.​
• Extensión de la videoidentificación a los procesos de admisión de estudiantes de intercambio, con registro previo a su llegada a España.​

Estas posibilidades demuestran que la tecnología implantada no solo ha resuelto la necesidad de registrar nuevos usuarios de forma remota, sino que también abre la puerta a un modelo de identidad digital en la universidad y gestión de credenciales más seguro, flexible y adaptado a las necesidades cambiantes de la universidad.​

Alto impacto en la sociedad

Desde Mobbeel, entendemos que la tecnología no solo debe resolver necesidades técnicas o de negocio, sino también contribuir al bienestar de la sociedad. El proyecto de onboarding digital desarrollado junto a la Universidad de Murcia es un claro ejemplo de cómo la innovación puede facilitar la vida de las personas y crear un impacto positivo más allá de las fronteras de una organización.

Nuestra solución de videoidentificación permite a estudiantes, profesionales y ciudadanos acceder de forma ágil y segura a los servicios universitarios, eliminando barreras geográficas y reduciendo la necesidad de trámites presenciales. Esto no solo supone un avance en eficiencia y comodidad, sino que también amplía las oportunidades de formación y desarrollo personal para colectivos que, en el pasado, podían encontrar dificultades para acceder a estos recursos.

La apuesta de la Universidad de Murcia por la digitalización responsable, y su confianza en MobbScan, refuerza nuestro compromiso con la creación de soluciones que mejoran la vida de las personas y fortalecen la relación de las instituciones con la sociedad.

Nuestro equipo sigue trabajando para que la tecnología sea siempre un motor de progreso, cambio, accesibilidad e inclusión.

Lo que arrancó como una respuesta táctica a la pandemia se ha convertido en la columna vertebral de cómo la Universidad de Murcia da de alta a toda su comunidad universitaria  y en un activo estratégico de cara a la próxima ola de identidad digital europea.​