Identidad digital en la Universidad de Murcia

Origen y situación inicial

La Universidad de Murcia, como muchas instituciones académicas, contaba con un sistema tradicional de verificación de identidad digital y registro de usuarios basado en claves concertadas y códigos de un solo uso. Este modelo requería que los usuarios fueran físicamente a la universidad para realizar los trámites necesarios para obtener sus credenciales de acceso.

Sin embargo, este procedimiento presencial presentaba importantes inconvenientes, que se vieron acentuados por dos factores clave que evidenciaron la necesidad de una transformación:

1. La pandemia de la COVID-19, que obligó a limitar la actividad presencial en la universidad y puso en evidencia la necesidad de contar con procedimientos remotos de registro y verificación de identidad.
2. El crecimiento de la enseñanza no presencial y la incorporación de colectivos que se relacionan esporádicamente con la universidad (por ejemplo, estudiantes de cursos puntuales o de idiomas), para quienes resultaba especialmente problemático desplazarse únicamente para completar el registro.

Estos retos impulsaron la creación de un nuevo proyecto dentro de la cartera de proyectos TIC de la universidad para 2025, con el objetivo de desarrollar un sistema de onboarding digital que permitiera el registro de usuarios de forma remota, segura y con las mismas garantías que la verificación presencial.

Importancia de la nueva normativa

Uno de los grandes hitos que posibilitó la implantación del proyecto de onboarding digital en la Universidad de Murcia fue la actualización de la normativa interna que regula el sistema de identificación electrónica de la universidad. Hasta entonces, los procesos de identificación se limitaban a métodos presenciales y no contemplaban mecanismos remotos, lo que suponía un obstáculo para avanzar en la digitalización de los servicios universitarios.

Con la publicación de la Resolución SG-30/2024, la universidad incorporó la videoidentificación como un método válido de registro de usuarios. Esta resolución amplió el marco previo, reconociendo como mecanismo de identificación válido el registro remoto mediante videoidentificación.

Además, la normativa reguló aspectos clave para garantizar la seguridad y la gobernanza del proceso, tales como:

• Los niveles de autenticación (bajo y sustancial).
• Los procesos de activación de cuentas, gestión de contraseñas, modificación de datos personales y bajas.
• Los requisitos de acceso y medidas de seguridad y gobernanza multinivel.

Esta actualización normativa fue esencial para legitimar la implantación de la videoidentificación, garantizando que los procedimientos remotos ofrecieran el mismo nivel de fiabilidad y seguridad que los presenciales.

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Solución: Onboarding Digital

Para abordar el reto del registro remoto y probar la identidad digital de los usuarios, la Universidad de Murcia llevó a cabo un proceso de selección de proveedor que culminó con la contratación de MobbScan, la solución de onboarding digital desarrollada por Mobbeel. La elección de esta tecnología respondió a la necesidad de disponer de una herramienta con los más altos estándares de seguridad, fiabilidad y usabilidad, capaz de integrarse en la sede electrónica de la universidad y de adaptarse a la normativa española y europea en materia de protección de datos.

MobbScan está certificada en nivel alto según el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y ha sido diseñada íntegramente por Mobbeel, garantizando el control total sobre la tecnología y la capacidad de personalización para ajustarse a los casos de uso concretos de la universidad. Entre sus principales características destacan:

• Validación de documentos de identidad nacionales e internacionales (DNI, NIE, pasaporte).
• Biometría facial para garantizar la coincidencia entre el usuario y la imagen del documento.
• Inteligencia artificial para la detección de intentos de fraude o suplantación.
• Portal web que permite la revisión y validación manual de los procesos que así lo requieran.

La integración de MobbScan en la sede electrónica de la Universidad de Murcia supuso un paso esencial para garantizar una experiencia de usuario fluida y accesible. Los usuarios pueden iniciar el proceso de onboarding directamente desde los trámites habilitados, sin necesidad de desplazamientos y con todas las garantías legales y técnicas necesarias.

La elección de MobbScan y su exitosa integración reflejan la apuesta de la universidad por soluciones tecnológicamente avanzadas con los estándares de seguridad más exigentes.

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Explicación del proceso de Onboarding Digital

La tecnología de videoidentificación implantada mediante MobbScan permite a la Universidad de Murcia realizar un registro remoto de usuarios con las máximas garantías de seguridad y fiabilidad. El proceso se integra directamente en la sede electrónica de la universidad y consta de varias fases que garantizan tanto la correcta identificación del usuario como la validez de la información aportada.

El flujo de funcionamiento es el siguiente:

1. Acceso al servicio: El usuario accede al trámite de onboarding digital desde la sede electrónica y acepta las condiciones de uso del servicio.
2. Verificación de datos básicos: El sistema solicita el correo electrónico y el número de teléfono móvil del usuario, que son verificados mediante códigos de confirmación.
3. Selección y captura de documentos: El usuario elige el tipo de documento que va a utilizar (DNI, NIE o pasaporte) y captura las imágenes del mismo, primero la cara frontal y después la trasera.
4. Video-selfie y prueba de vida: El sistema solicita al usuario que realice un pequeño vídeo y un selfie. Con ello, la tecnología de biometría facial comprueba la coincidencia entre la imagen capturada y la fotografía del documento de identidad, garantizando la autenticidad del usuario.
5. Verificación automática: La solución de MobbScan realiza un conjunto de comprobaciones automáticas, como la correspondencia de datos entre el anverso y reverso del documento, la nitidez de las imágenes y la coincidencia biométrica.
6. Tres posibles resultados:
   • Validación automática exitosa: El proceso se completa y se crean las credenciales de acceso para el usuario.
   • Revisión manual por agente: Si el resultado se encuentra en un rango dudoso, un agente autorizado revisa manualmente las evidencias recogidas.
   • Rechazo automático: Si el sistema determina que no se cumplen los umbrales mínimos de fiabilidad, el proceso es rechazado.
7. Activación de cuenta: En caso de validación exitosa, el usuario recibe en su correo electrónico un enlace para activar su cuenta de acceso a los servicios universitarios.

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Privacidad, protección de datos y buenas prácticas 

Desde el inicio del proyecto, la Universidad de Murcia ha puesto un especial énfasis en garantizar la privacidad y la protección de los datos personales de los usuarios implicados en el proceso de onboarding digital. Para ello, la universidad ha trabajado de forma coordinada con la Secretaría General y el delegado de protección de datos, asegurando que cada fase del proyecto cumpliera con los estándares legales y de seguridad más exigentes.

Uno de los principales instrumentos de esta estrategia de protección ha sido la realización de un estudio de impacto de protección de datos (EIPD), que ha permitido:

• Analizar la licitud y proporcionalidad del tratamiento de datos biométricos y personales.
• Confirmar que la utilización de biometría para la verificación remota era la vía que garantizaba la equivalencia con la presencia física, garantizando la legitimidad del tratamiento.
• Verificar que siempre existía una base jurídica adecuada: el consentimiento explícito del usuario o la existencia de métodos alternativos como el uso de certificados electrónicos o la posibilidad de personarse físicamente en la universidad.
• Revisar los niveles de riesgo y las medidas técnicas y organizativas implantadas para mitigar dichos riesgos.

La universidad también ha considerado las buenas prácticas recogidas en la normativa y recomendaciones sectoriales, como las del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) o las emitidas por autoridades competentes en materia de identidad digital y protección de datos. Gracias a ello, la solución de onboarding digital se apoya en un proveedor certificado (Mobbeel) que cumple con estándares de seguridad reconocidos, como el nivel alto del ENS.

Además, se han tomado medidas para asegurar la gobernanza multinivel y la transparencia en el tratamiento de datos, garantizando a los usuarios un control efectivo sobre su información y sus derechos.

Esta combinación de medidas jurídicas, organizativas y tecnológicas refuerza la confianza en el sistema de onboarding digital y garantiza que se cumplan los más altos estándares de privacidad y seguridad exigidos para una solución de identificación remota en el ámbito universitario.

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Explicación de en qué servicios se está utilizando, roadmap y futuros usos de identidad digital en la universidad

Actualmente, la solución de onboarding digital implantada mediante MobbScan se está utilizando en varios procesos clave de la univerisdad, permitiendo la acreditación de identidad remota y la generación de credenciales de acceso de forma completamente digital. Los principales casos de uso actuales son:

• Incorporación de estudiantes de bachillerato con necesidades especiales para la realización de las pruebas de acceso a la universidad, en colaboración con orientadores de centros educativos de la Región de Murcia.
• Matrícula en exámenes y cursos de idiomas, incluyendo cursos de inglés, francés y alemán, entre otros, para personas que tienen una relación esporádica con la universidad,
• Matrícula en estudios oficiales y propios de máster y doctorado, especialmente en másteres impartidos en modalidad online, donde la acreditación presencial resultaría una barrera para la participación.

Además, el roadmap previsto para los próximos meses contempla la extensión del uso de la tecnología de videoidentificación a otros procesos, entre los que destacan:

• Admisión por traslado de expediente para estudiantes de otras universidades que deseen incorporarse a la Universidad de Murcia.
• Cursos de español para extranjeros, que esperan un aumento del volumen de matriculaciones de estudiantes internacionales con pasaporte o NIE.
• Matrícula de doctorado y ampliación a más másteres en la segunda y tercera fase de matrícula prevista para el curso 2025/26.

La universidad también ha identificado futuras posibilidades de uso de la tecnología de videoidentificación más allá del registro inicial de usuarios. Entre ellas:

• Recuperación de credenciales para usuarios que han perdido sus métodos habituales de acceso, como el teléfono móvil o el certificado electrónico.
• Actualización de cuentas antiguas que no contaban con información de seguridad completa en su creación inicial, reforzando así la fiabilidad y seguridad de los datos.
• Revalidación puntual de la identidad en situaciones específicas que requieran una garantía adicional de que los datos aportados corresponden a la persona titular de la cuenta.

Estas posibilidades demuestran que la tecnología implantada no solo ha resuelto la necesidad de registrar nuevos usuarios de forma remota, sino que también abre la puerta a un modelo de identidad digital en la universidad y gestión de credenciales más seguro, flexible y adaptado a las necesidades cambiantes de la universidad.

Alto impacto en la sociedad

Desde Mobbeel, entendemos que la tecnología no solo debe resolver necesidades técnicas o de negocio, sino también contribuir al bienestar de la sociedad. El proyecto de onboarding digital desarrollado junto a la Universidad de Murcia es un claro ejemplo de cómo la innovación puede facilitar la vida de las personas y crear un impacto positivo más allá de las fronteras de una organización.

Nuestra solución de videoidentificación permite a estudiantes, profesionales y ciudadanos acceder de forma ágil y segura a los servicios universitarios, eliminando barreras geográficas y reduciendo la necesidad de trámites presenciales. Esto no solo supone un avance en eficiencia y comodidad, sino que también amplía las oportunidades de formación y desarrollo personal para colectivos que, en el pasado, podían encontrar dificultades para acceder a estos recursos.

La apuesta de la Universidad de Murcia por la digitalización responsable, y su confianza en MobbScan, refuerza nuestro compromiso con la creación de soluciones que mejoran la vida de las personas y fortalecen la relación de las instituciones con la sociedad.

Nuestro equipo sigue trabajando para que la tecnología sea siempre un motor de progreso, cambio, accesibilidad e inclusión.