8 Aspectos a tener en cuenta al elegir una solución de firma digital

Si estás leyendo esto, probablemente ya sepas qué es una firma electrónica y los distintos tipos de firma que hay y estés buscando más información para dar el salto definitivo hacia la digitalización total de tus procesos de firma.

La firma electrónica es el equivalente digital de la firma manuscrita, donde una persona acepta y da por validado el contenido de un contrato o un acuerdo a través de cualquier medio digital. En un contexto donde cada país tenía su propia normativa de firmas electrónicas, la Unión Europea creó un marco jurídico denominado eIDAS para estandarizar y definir los distintos tipos de firma dentro de la UE.

Digitalizar la firma ofrece una amplia gama de beneficios y posibilidades, más si cabe en la actualidad, donde la digitalización ya no es una opción sino una obligación para alcanzar modelos de negocio más escalables.

Por eso hoy te contamos 8 aspectos a tener en cuenta a la hora de buscar una herramienta para digitalizar tus procesos de firma:

1. Legalidad

¿Tienen todos los tipos de firma electrónica la misma fuerza legal? Indudablemente no.

Si bien la normativa eIDAS define tres niveles o tipos de firma electrónica (simple, avanzada y cualificada) y qué requisitos legales se deben tener en cuenta para ser considerada de un tipo u otro, algunas firmas digitales pueden presentar lagunas a la hora de cumplir con dichos requisitos.

Se puede dar el caso que, dependiendo del proveedor con el que hables, para una misma firma unos te cuenten que sí se considera firma electrónica avanzada y otros que no.

Por ello, has de tener precaución a la hora de adquirir soluciones de firma digital, para comprender su validez en caso de que te veas en algún tipo de reclamación judicial. 👇  👇  👇

Puedes descargarte nuestra guía sobre eIDAS en este enlace para descubrir los distintos tipos de firma y su validez legal

2. Usabilidad

Una de las primeras cosas que debes tener en cuenta para digitalizar el proceso de firma es quién va a ser el usuario del sistema. Hay que ponerse en la piel de la persona que va a firmar y buscar que la solución de firma digital ofrezca un mecanismo sencillo de entender, de tal forma que una persona, sin haber utilizado ese sistema de firma antes, pueda llevar a cabo el proceso de forma exitosa e intuitiva.

En resumidas cuentas, una solución de firma digital tienen que ser sencilla de usar para cualquier tipo de usuario en cualquier momento, situación y lugar. 

Piensa en su usabilidad: ¿Podría firmar mi abuela con esta solución de firma electrónica un documento pdf con facilidad? ¿necesito un certificado digital para poder firmar?

3. Seguridad y robustez

En muchas ocasiones los documentos que se van a firmar contienen información sensible y comprometida.

Por ello se han de llevar a cabo protocolos de seguridad y encriptación que salvaguarden tanto el documento a firmar como la propia firma, garantizando que no han sido adulterados ni modificados.

Para que una firma electrónica se considere avanzada ha de garantizar la integridad del documento firmado y que ha sido creada utilizando medios de firma bajo control exclusivo del firmante. (art. 26 eIDAS).

¿Se encripta o codifica de alguna forma el documento? ¿y la firma? ¿Qué evidencias se utilizan para saber quién es la persona que firma y en qué momento se realizó la firma (geolocalización, sellado de tiempo)?

¿Se sigue algún estándar para facilitar la interoperabilidad futura de los datos codificados en la firma con herramientas de verificación de otros proveedores?

4. Capacidad de identificar al firmante

No todas las firmas tienen la misma capacidad de identificar al firmante.

Si bien la firma OTP puede ser considerada una firma electrónica avanzada (al igual que la firma biométrica)… ¿cómo puedes asegurar a ciencia cierta quién es la persona que ha firmado?¿si llega un mensaje SMS a un móvil, a quién pertenece esa línea (familiar, empresa)?¿quién ha introducido el código OTP para firmar el documento en realidad?

El artículo 26 del Reglamento eIDAS indica que una firma para ser considerada firma electrónica avanzada debe debe estar vinculada al firmante de manera única y permitir la identificación del firmante. 

A la hora de llevar a cabo la firma de un documento en papel, la propia firma, la forma en la que se ejecutan los trazos y su presión son las únicas pruebas que tendría un perito calígrafo cara a identificar que fue esa persona quien realizó la rúbrica.

En el mundo digital, esto se puede replicar, incluso mejorar, utilizando firmas biométricas realizadas en un dispositivo (móvil o tableta), ya que no solo capturan la imagen del grafo, sino que van más allá al recoger diferente información del proceso de firma (velocidad, trazos, tiempo, forma, coordenadas…), llegando incluso a saber desde qué dispositivo se realizó, la hora, la ubicación y un incontable número de evidencias que permiten identificar a un firmante.

5. Escalable

A estas alturas estaremos todos de acuerdo en que digitalizar la firma en papel nos permite escalar el negocio.

No obstante, algunas soluciones de firma digital, bien sea por su elevado coste, el peso del documento firmado, caídas del sistema o por la gestión de dichos documentos (manipulación y almacenaje), pueden impedirnos escalar al ritmo que debería tener toda solución digital.

6. Ágil

Uno de los motivos para digitalizar el proceso de firma es evitar desplazamientos físicos y esperas para realizar el trámite de firma.

Digitalizando la firma los desplazamientos desaparecen, pero las esperas a veces no. Hay firmas que requieren varios pasos, donde los procesos pueden ser largos y tediosos suponiendo un punto de fricción a la hora de formalizar un contrato con un cliente.

Si la firma no es ágil y no permite al cliente adquirir un producto o servicio cuando él lo necesita, se corre el riesgo de perder a ese cliente o de no tener un contrato cerrado con él.

7. Adaptable y versátil

Existen multitud de firmas electrónicas en el mercado, pero siempre hay alguna que se adapta mejor a tu modelo de negocio, o que evoluciona al mismo ritmo que lo hace tu empresa.

A la hora de abarcar un proyecto de digitalización de firma, se necesita una solución de firma que si necesitas que la firma sea presencial, pueda funcionar incluso en zonas sin cobertura, pero que si al mismo tiempo necesitas la firma de una persona en remoto, no te falle.

O que permita que tus clientes o trabajadores firmen a través de de una aplicación nativa o en otros casos en un entorno totalmente web.

Por eso necesitas una solución de firma versátil: para no estar limitado.

8. Fácil de integrar

Si lo que estás buscando es el servicio SAS, este último punto no es para ti.

Si por el contrario quieres integrar en tus sistemas (ERP, CRM) una firma que se adapte a vuestros flujos y procesos, es esencial encontrar una solución que se pueda integrar fácilmente y que permita cubrir vuestras necesidades sea cual sea el caso de uso.

MobbSign: una firma legal, usable y robusta

No existe firma más usable que la manuscrita, puesto que se asemeja al proceso que llevamos realizando toda la vida en el mundo real. Por eso, a pesar de contar con otros tipos de firma, en Mobbeel hemos apostado siempre por la firma biométrica a través de nuestra solución de firma MobbSign.

MobbSign permite a los usuarios firmar legalmente y con sencillez cualquier documento pdf, en móviles o tabletas con su firma manuscrita y sin necesidad de ningún tipo de certificado. Además, cumple con los 8 aspectos que te proponemos para analizar una solución de firma digital:

1. Es legal: Cumple con la normativa eIDAS y se considera firma electrónica avanzada ya que permite identificar al firmante y si el documento firmado sufre alguna modificación. 
2. Es usable: Te permite firmar con total sencillez. Como se ha hecho toda la vida: con firma manuscrita. Además WYSIWYS (What You See Is What You Sign), es decir, que no pierdes en ningún momento de vista el documento que vas a firmar.
3. Es segura: La información biométrica se almacena en el propio documento según el Estándar ISO 19794-7. Además, se generan dos claves al inicio del proyecto, una pública y otra privada. La privada queda bajo custodia de un tercero de confianza y con la clave pública se cifra la información biométrica, junto con un hash matemático del documento que asegura su integridad, sellado de tiempo y localización. Tan pronto la información cifrada se embebe en el documento, la información original de la firma se descarta.
4. Te permite identificar al firmante: la firma biométrica nos permite capturar toda la biometría del comportamiento del firmante, con lo que en caso de disputa legal un perito calígrafo podría discernir si una firma pertenece o no al firmante.
5. Es escalable: Tenemos diferentes esquemas de licenciamiento que se pueden adaptar a tu caso de uso. Nuestras SDKs se puede instalar en tantos dispositivos como sea necesario y nuestra parte servidora cuenta con sistemas de auto-escalado para ajustar automáticamente los recursos según la carga que se soporte en cada momento.
6. Es ágil: Un único paso: abres el documento a firmar (en navegador o app) lo lees y firmas. Así de sencillo.
7. Es versátil: online y offline… en app nativa y web.
8. Es fácil de integrar: Tanto si es en versión web, donde nuestras APIs te facilitan el proceso, como si es en aplicación nativa, donde te proporcionamos SDKs que se adaptan perfectamente a tu App, contarás en todo el proceso con el soporte de nuestro equipo técnico.

Por ello, empresas de todos los sectores, desde inmobiliarias hasta aseguradoras, pasando por equipos de recursos humanos a teleoperadoras, tienen ya su procesos de firma digitalizados gracias a MobbSign (y puedes ver muchos ejemplos aquí). 

Si estás interesado en conocer más en profundidad lo que nuestra tecnología de firma electrónica digital puede hacer para potenciar tu negocio, no dudes en ponerte en contacto con nosotros!